I takt med att intresset för e-handel ökat och konkurrensen hårdnat, har det blivit allt viktigare att visualisera onlinebutikens produkter på ett attraktivt och enhetligt sätt. Från att det i e-handelns början räckte att presentera produktdata på en informativ webbsida handlar det idag om att inspirera, entusiasmera och guida besökaren till ett köp.
När tempot skruvas upp gäller det att snabbt kunna introducera nya produkter på många marknader. Det handlar om att paketera kampanjerbjudanden, tipsa om relaterade produkter, hantera lokala språkvarianter och marknadsunika priser och inte minsta att visualisera erbjudandet på ett tydligt och enhetligt sätt i flera olika kommunikationskanaler.
I den komplexa och snabbrörliga e-handelsvärlden blir verktyg och strukturer som underlättar produkthanteringen en förutsättning för att lyckas. Intresset för Product Information Management, PIM, som ett system för att strukturera och presentera webberbjudandet växer snabbt. För att arbetet med att berika och presentera erbjudandet ska löpa smidigt arbetar de flesta framgångsrika e-handlare idag också utifrån en strukturerad PIM-process.
PIM-processen strukturerar arbetet och tydliggör ansvar
För den som vill effektivisera sitt PIM-arbete med hjälp av en dokumenterad arbetsprocess är grundregel nummer ett att processen måste fungera i den befintliga verksamheten. Den perfekta PIM-processen ser därför olika ut för olika företag. Samtidigt består de flesta flöden i grunden av fyra tydliga delar som vart och ett är ett viktigt steg i arbetet med att berika och presentera erbjudandet på bästa och smidigaste sätt.
Steg 1: Supply – produkterna föds in i systemet
Det första steget i PIM-processen sköts normalt av företagets inköpsorganisation. Inköp ansvarar för vilka produkter som ska köpas in och att de läggs upp i företagets ERP-system. Efter att produkterna fötts in i affärsstödssystemet med grundläggande produktfakta såsom namn, artikelnummer och ofta pris kan de föras över till e-handelslösningen.
Här är en bra integration mellan de olika plattformarna, affärsstödssystemet, e-handelsplattformen och PIM-lösningen, en viktig framgångsfaktor för att processen ska fungera så smidigt som möjligt.
Steg 2: Enrich – produkterna berikas med text, bild och video
I steg två berikas produkterna med sälj- och marknadsinformation såsom inspirerande och förklarande texter, bilder och video. Det kan också handla om att lägga upp kund- eller marknadsspecifika priser.
För de flesta e-handlare är berikningsarbetet det mest tidskrävande steget i PIM-processen. Marknadsavdelningen har normalt det övergripande ansvaret för att berika produkterna med rätt information, ett ansvar som ofta involverar flera olika medarbetare. En person kan ansvara för text, en annan för foto och en tredje för lokalisering. Nyckeln är att låta PIM-processen beskriva alla de aktiviteter som ingår av berikningsarbetet för att sen tydliggöra vem i organisationen som ansvarar för vilken del. Här underlättar det om det PIM-verktyg som väljs har inbyggt stöd för arbetsflöden, med möjlighet att delegera, koordinera och följa upp arbetsuppgifter löpande.
För e-handlare som är verksamma på flera geografiska marknader är lokalisering, det vill säga en anpassning av produktpresentationen efter lokala språk, valutor och andra förutsättningar, en viktig del. För att översättningsarbetet kan fungera smidigt erbjuder ofta PIM-systemet stöd för export av data som sen kan skickas vidare till externa översättare eller språkgranskare, utan att dessa behöver släppas in i företagets affärskritiska e-handelsplattform.
Steg 3: Plan – skapa och underhåll produktstrukturer
Målet med PIM-processens tredje fas är att skapa relationer mellan produkter och strukturer för hur hela sortimentet ska presenteras i webbutiken. Det kan handla om att definiera vilka kategorier en viss produkt ska höra till, på vilka marknader den ska finnas tillgänglig, i vilka modeller eller varianter och till vilket pris.
För att processen att hantera sortiment och produktstrukturer ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt att PIM-systemet gör det möjligt att styra planeringen ner på produktvariantnivå.
Steg 4: Publish – publicering i alla utvalda kanaler
Uppdraget i PIM-processens fjärde och sista steg är att säkerställa att rätt information om erbjudandet publiceras i rätt kanaler. I webbutiken handlar smart publicering om att göra det möjligt att visa olika information för olika mottagare och att säkerställa rätt språkstöd. Det kan också vara att dra nytta av de relationer som finns definierade mellan produkterna för att tipsa den som gjort, eller överväger ett köp om relaterade produkter eller tillbehör. Möjligheten att söka och filtrera resultaten förenklar för besökaren att hitta rätt vara.
Förutom den egna digitala webbplatsen väljer en del företag att också samla informationen i en tryckt katalog. Inom detaljhandeln kan det rör sig om att presentera produkten med hjälp av display-material i tryckt eller digital form i den fysiska butiken. Andra kanaler där det kan vara aktuellt att dela information är i sociala medier eller på externa sökmotorer eller handelsplatser. Ju fler produkter och ju fler kanaler som är aktuella, desto mer komplicerat blir pusslet. Oavsett vilka och hur många kanaler som är aktuella finns det stora fördelar med en central hantering av all produktinformation i ett gemensamt PIM-system. Publiceringsprocessen och det kompletterande PIM-verktyget hjälper till att säkerställa att rätt information om erbjudandet blir tillgänglig i rätt kanal.