Proffsens tips vid upphandling av e-handelsplattform

september 04, 2017

Skylt med texten
I och med näthandelns ökande betydelse för detaljhandeln är det allt fler som är i valet att köpa in en ny, eller byta ut en befintlig, e-handelsplattform. Men hur lyckas du på bästa sätt utan någon tidigare erfarenhet? Och hur undviker du fallgroparna?

Två e-handelsproffs som varit med förr, Marie Holmqvist på Interflora och Johans Davidsson, fd Stayhard, numera på leverantörssidan, guidar dig.

Att köpa in en e-handelsplattform, eller axla andra IT-projekt, utan tidigare erfarenhet eller kunskap inom området kan vara minst sagt knivigt. Marie Holmqvist, retail manager på Interflora, satt nyligen i precis den här sitsen tillsammans med övriga ledningsgruppen. Hennes erfarenhet är att man som beställare i en organisation där kunskapen att göra en ordentlig kravställning för en e-handelsplattform inte finns från början istället måste vara lite kreativ.

– Vi inom detaljhandeln kommer aldrig bli experter på att handla upp en e-handelsösning då vi gör den här typen av beställningar så sällan. Vi måste inse att vi inte kan allt, och istället titta utanför boxen. Det är ett bra ställe att börja på.

Sitt inte på kammaren – prata med andra och utgå från kundens och verksamhetens behov

I tidigare upphandlingar av olika stödsystem har Interflora både tagit fram kravställningar själva och tagit hjälp av andra, beroende på projektets storlek och vilken typ av system eller lösning de haft behov av. Marie rekommenderar dock att ta in beställningskompetens om man ska köra ett väldigt stort projekt. De gånger de har gjort det själva har de alltid försökt att se situationen ur så många olika perspektiv som möjligt för att kunna ta reda på vad olika människor och grupper inom organisationen som kommer i kontakt med systemet kan tänkas vilja ha.

– Vilka glasögon måste vi ha på oss? Vi tittar till exempel igenom butikens perspektiv, ser vad IT vill att vi tar hänsyn till och försöker lyssna in vad användarna, och slutligen kunden, vill ha av systemet. Det viktigaste för oss har varit att inte sitta på vår egen kammare och tro att vi kan själva. Istället har vi valt att intervjua alla som skulle kunna komma i kontakt med och ha förväntningar på systemet och de som eventuellt kan ha någon värdefull kunskap, säger Marie Holmqvist.

Låt inte din okunskap utnyttjas och resultera i dyra felbeslut

En annan person som har ordentligt med erfarenhet både av att själv beställa system och hjälpa andra att beställa är Johan Davidsson, vd på Litiums lösningspartner Distancify. Som tidig medarbetare på bolaget Stayhard var Johan med och köpte in flera av företagets system och e-handelsplattformar. Det var också under den resan han lärde sig hur man gör det på bästa sätt. En kunskap han idag använder för att hjälpa andra.

– Jag kommer ju från kundsidan och har hållit på med det här i 10 år och varit med om både bra och dåliga projekt. Med de 10 åren av erfarenhet så kan man försöka få en hävstångseffekt och hjälpa kunderna att hitta rätt.

Johan Davidsson förstår svårigheten som många detaljhandlare känner när de inser att det är dags att beställa en e-handelsplattform, oavsett om det rör sig om en första upphandling eller om de bara vuxit ur befintligt system. Han menar att okunskap medför en risk att oerfarna beställare väljer fel system som är alldeles för komplexa för deras ändamål. Det kan dels röra sig om att de behöver en hel IT-avdelning för att administrera systemet och dels att de i slutändan kanske bara använder en bråkdel av systemets alla funktioner.

– Det är svårt för beställaren att vara IT-kunnig. Det är en hel djungel där ute. Det finns ju bolag som utnyttjar okunskap och översäljer kunden på mjukvara och konsulttimmar. De bygger in kunder i onödigt dyra lösningar som blir väldigt partnerberoende. Vi på Distancify vill inte trycka in kunder i långa, bindande avtal eller lösningar där de är beroende av oss. För mig är ett system helt värdelöst om ingen kan använda det. Du ska inte behöva ha någon kvalificerad IT-kunskap för att arbeta i ditt system, säger Johan Davidsson.

Med personlig erfarenhet som beställare av e-handelssystem är Johan medveten om kostnaden i tid och pengar ett felbeslut för med sig.

– Det blir väldigt mycket billigare att göra rätt från början än att göra ett felbeslut, låt dig därför inte påverkas allt för mycket av vad andra säger att du ska ha. Jag har själv varit dålig beställare vid några tillfällen, och har fått betala vad det innebär.

Lär av hur andra har gjort

Både Johan och Marie är eniga om att bästa sättet att ta sig an den här utmaningen är att se hur andra har gjort.

– Det finns alltid kunskap att hämta! Besök andra bolag som du vet är duktiga och kolla hur de jobbar. Det finns alltid någon i branschen som är mer senior än du själv är så var inte rädd för att nätverka, inte ens med dina konkurrenter. Självklart kommer alla leverantörer anse att deras mjukvara är bäst, även om den kanske inte passar just dina behov. Prata med folk på kundsidan som är nöjda med sina system och se vad de har valt istället, säger Johan Davidsson.

Även Marie tror, precis som Johan, att inhämtande av så mycket kunskap och information som möjligt är bästa vägen att gå.

– Prata med andra aktörer i branschen och fråga vad de har för system och vad de hade för kravställning. Det kan vara en väg att gå för mindre organisationer som inte har inhouse-kompetens, säger Marie Holmqvist.

Det finns alltså flera sätt att ta sig an uppgiften att köpa in en e-handelsplattform trots att du saknar grundkunskapen. Följ råden från Johan och Marie så kan du samla på dig mycket kunskap som förhoppningsvis leder dig till rätt beslut i slutändan.

Tre tips från Marie och Johan för ett lyckat inköp av e-handelsplattform

  • Sitt inte på kammaren och tro att du kan allt själv. För att nå ett så bra resultat som möjligt måste du titta utanför dig själv och se vad alla som kommer i kontakt med systemet kan tänkas behöva.
  • Säkerställ att leverantören utgår från dina affärsbehov och föreslår en lösning som passar just dig.
  • Titta på hur andra har gjort och lär av dem. Samla in och använd så mycket information du bara kan. Prata med folk inom organisationen, i branschen, ja till och med konkurrenter, och ta reda på hur andra har gjort i din situation.

AsaLundborgLing.png
Åsa Lundborg Ling
CMO